5 recursos escondidos do Gmail para organizar a sua rotina

Por Viviane França • Editado por Jones Oliveira | 02/11/2026 às 10:00

A caixa de entrada do Gmail pode virar uma bagunça quando chegam dezenas de mensagens por dia. Entre e-mails de trabalho, confirmações de compras e avisos automáticos, é fácil perder tempo procurando uma informação ou esquecer algo importante.

O que muita gente não sabe é que o serviço tem funções que vão além do básico e podem facilitar a rotina. Além de ler, responder e pesquisar mensagens, é possível criar filtros para separar e-mails automaticamente, transformar mensagens em tarefas e programar o envio de respostas.

O serviço também conta com modelos de e-mail para evitar que seja necessário digitar os mesmos textos várias vezes. Já o Gemini ajuda a encontrar informações em mensagens antigas e conversas longas, em vez de depender de buscas manuais por palavras-chave.

Veja 5 recursos do Gmail que facilitam a rotina:

Use filtros do Gmail para organizar a caixa de entrada

Encontre informações escondidas com o Gemini

Para criar um filtro, siga os passos abaixo:

Informe critérios, como remetente, assunto ou palavras-chave;

Depois, escolha o que deve acontecer com as mensagens que correspondem à regra e salve as alterações.

Também dá para abrir um e-mail, acessar o menu “Mais” e selecionar “Filtrar mensagens como estas”.

Alguns e-mails trazem itens de uma lista de afazeres, como pedidos para revisar documentos, lembretes de compromissos e solicitações de acompanhamento. Com a integração entre Gmail e Google Tasks, é possível transformar essas mensagens em tarefas sem copiar o conteúdo manualmente.

A tarefa fica vinculada ao e-mail original, o que facilita a consulta às informações necessárias para concluir o trabalho. Também é possível definir prazos e organizar as pendências no Google Tasks.

Entre no e-mail que deseja transformar em tarefa;

Vá em “Adicionar ao Tarefas” (ícone redondo marcado com concluído);

Nem sempre o melhor momento para escrever uma mensagem é o mesmo em que ela deve chegar ao destinatário. Com o agendamento de envio do Gmail, é possível preparar um e-mail com antecedência e escolher a data e o horário da entrega.

O serviço mantém a mensagem na pasta “Agendados” até o momento definido. Se houver alguma mudança de planos, também é possível cancelar o envio e editar o texto.

Também dá para agendar pelo celular ou PC:

Se você costuma enviar mensagens parecidas, como confirmações de compromissos ou atualizações de trabalho, os modelos do Gmail ajudam a evitar a repetição de tarefas. Basta salvar um texto e reutilizá-lo em novas mensagens, alterando apenas informações como nomes, datas e outros detalhes específicos.

Acesse as configurações do Gmail no computador;

Clique em “Configurações” (ícone de engrenagem);

Ative a opção “Modelos” e salve as alterações.

Em seguida, escreva o texto que deseja reutilizar;

Abra o menu de três pontos na janela de composição;

Em “Modelo”, selecione a opção para salvar o conteúdo como modelo;

Quando precisar usá-lo novamente, abra uma nova mensagem e escolha o texto salvo no mesmo menu.

Encontrar um e-mail antigo pode ser difícil quando você se lembra do conteúdo, mas não sabe quem enviou a mensagem ou qual era o assunto. A integração com o Gemini ajuda a localizar informações na caixa de entrada, como detalhes de uma viagem, horários de voos e atualizações sobre encomendas.

Em vez de pesquisar por diferentes palavras-chave e abrir várias mensagens, você pode fazer perguntas em comandos de texto. O Gemini também pode resumir informações de conversas longas e reunir detalhes de diferentes e-mails.

Para usar, vá no aplicativo do Gmail e toque no ícone do Gemini. Depois, digite sua pergunta. Você pode, por exemplo, perguntar "Quando é meu próximo voo?" ou pedir um resumo dos e-mails sobre uma viagem.

Se você gostou do conteúdo, talvez também se interesse por conferir “Além da caixa de entrada: 6 funções de IA do Gmail que você precisa conhecer”.